Con el fin de garantizar que la información personal cuyo Tratamiento realice PEAJES ELECTRÓNICOS S.A.S., en adelante FACILPASS, con ocasión de las actividades para las cuales ha sido legalmente facultada, se realice de acuerdo con lo previsto en las normas de Protección de Datos Personales (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) en especial en lo relacionado con la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares, se adopta la presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS.

Describir las directrices para la Protección de Datos Personales de los cuales FACILPASS es responsable y/o encargado del tratamiento.

Definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
  5. Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  9. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable el Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por FACILPASS en los procesos de Tratamiento de datos personales:

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados por FACILPASS debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
  2. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; lo cual es responsabilidad del cliente de Facilpass al momento de proporcionar sus datos personales para acceder al servicio.
  4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FACILPASS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FACILPASS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

4.1. Autorización otorgada por el titular

4.1.1. En el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular de los datos, la cual deberá ser obtenida a través de la página web de FACILPASS o cualquier otro medio que para el efecto se decida establecer, en el entendido que todos ellos deberán permitir su consulta posterior.

4.1.2. Cualquier dato que repose en la base de datos de un encargado del Tratamiento de la información sin contar con la autorización otorgada por su titular, debe ser eliminado de manera inmediata, una vez se advierta la ausencia de la misma como consecuencia de la solicitud del Titular, surtida a través del respectivo reclamo.

4.1.3. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO tendrá el deber de mantener cláusulas de confidencialidad con el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y deberá proporcionarle información que cuente con la autorización para su tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley.

4.2. Eventos en que no resulta necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes eventos:

  1. La Información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Se trate de Datos de naturaleza pública.
  3. Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. El Tratamiento de datos personales esté autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Se trate de Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4.3. Entrega de la información a los titulares, sus representantes legales, apoderados y/o causahabientes.

4.3.1. FACILPASS en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de datos personales, debe tener en cuenta las siguientes reglas al momento de atender las consultas o reclamos que presenten los Titulares de la información personal, sus representantes legales, apoderados y/o causahabientes:

a. Verificar la calidad de Titular de quien formula verbalmente una petición o consulta, así:

Si la petición o consulta se realiza personalmente a través de la oficina principal, deberá dejarse constancia de la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación. Tales documentos pueden ser:

• Si es mayor de edad: Cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.
• Si se tratare de una persona autorizada por el Titular, habrá de acompañar el respectivo poder otorgado ante notario público, o ante la primera autoridad política, en aquellos lugares en que no existe notaria; con la constancia de reconocimiento de la firma y contenido del documento.
• Si se tratare de un causahabiente, se acompañará registro civil de defunción del Titular y registro civil en el cual conste el parentesco con el Titular.

b. Verificar que las consultas escritas estén debidamente suscritas por el Titular, quien debe acreditar su calidad así:

• Mediante la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación, de conformidad con lo indicado en el literal a) precedente; o,
• Por cualquier otro medio que permita su identificación.

c. Verificar que se acredite en debida forma, conforme a lo indicado en el literal a) anterior, la calidad de representante legal, apoderado y/o causahabiente del Titular, cuando la petición o consulta se presente por escrito por quien invoque alguna de esas calidades;

4.3.2. Las entidades públicas del poder ejecutivo, los órganos jurisdiccionales o de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa que soliciten información a FACILPASS en su condición de Responsable o Encargado del Tratamiento, deberán indicar en la correspondiente solicitud, de manera expresa e inequívoca, la finalidad concreta para la cual requieren la información solicitada y las funciones precisas que les han sido conferidas por la ley relacionadas con dicha finalidad. Estas entidades, órganos y dependencias estarán sujetas al cumplimiento de los deberes de los usuarios de información, previstos en la ley.

FACILPASS como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO deberá cumplir los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de la autorización y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  9. Exigir a quienes tengan la calidad de Encargados del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  11. Informar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  15. Informar el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas al Titular, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

FACILPASS como ENCARGADA DEL TRATAMIENTO deberá cumplir los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y según solicitud del cliente.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  6. Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8.1. Consultas

Los Titulares, sus representantes legales, apoderados o causahabientes y demás personas que autorice la Ley, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, en poder de FACILPASS y ésta en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y/O ENCARGADA DEL TRATAMIENTO deberá suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta debe solicitarse a Servicio al Cliente a través de los siguientes medios de contacto:

  1. Página web www.facilpass.com en el link “Contáctenos”
  2. Línea de atención al cliente en Bogotá 7466060 y en el resto del país al 01 8000 180 440

La consulta será atendida por FACILPASS en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Reclamos

El Titular, su representante legal o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de FACILPASS deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FACILPASS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Tales respuestas deberán ser remitidas a la dirección señalada por el titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso que no la haya especificado, se enviará a la última dirección registrada en FACILPASS.
  6. Las peticiones o los reclamos serán gestionados de acuerdo con los procedimientos establecidos al interior de Facilpass y deberá dejar copia de la respuesta como soporte de la gestión.
  7. La remisión de las consultas y reclamos por parte de FACILPASS, cuanto tenga el carácter de Encargada del Tratamiento de la Información, no exime a LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO (quienes poseen la fuente de la Información) del deber de responder al titular por todas y cada una de las cuestiones planteadas dentro del término señalado en la ley. En tal sentido, FACILPASS deberá informar al titular todo lo manifestado por el Responsable del Tratamiento expresamente.
  8. Los reclamos pueden solicitarse a Servicio al Cliente a través de la página web facilpass.com en el link “Contáctenos” o en la línea de atención al cliente en Bogotá 7466060 y en el resto del país al 01 8000 180 440

Deber de manifestar que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular.

Con fundamento en el deber establecido en el numeral 1 del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO informar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular para que incluya la leyenda de “reclamo en trámite”. Si EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de la información resuelve el reclamo presentado por el titular de información dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, no habrá lugar a informar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO que el reporte se encuentra en discusión. Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio comunique a FACILPASS el inicio de una actuación administrativa o notifique la apertura de una investigación tendiente a determinar la procedencia de la eliminación, actualización o rectificación del dato de un titular específico, éstas deberán informar al RESPONSABLE o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de la Información, según corresponda, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes para que se incluya la leyenda de “actuación administrativa o investigación en trámite”, la cual permanecerá hasta que quede en firme la decisión de la Entidad.

En los casos en que el Titular reclame por suplantación de identidad, FACILPASS deberá informar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO para que incluya la leyenda respectiva respecto del Titular y de la obligación u obligaciones que afectan a éste con la suplantación. En todo caso, EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO debe adelantar el trámite correspondiente con el fin de establecer si hay indicios que lleven a eliminar el reporte de información, tanto positiva como negativa. Si como resultado del trámite se determina que no procede la eliminación de la información, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que ésta se pronuncie.

Los datos personales que fueron recolectados antes de la publicación de esta Política, cuentan con la autorización por parte del titular para que FACILPASS realice su tratamiento. Esta autorización fue dada al momento de que cada cliente realizara su preinscripción a través de la aplicación de Facilpass, para lo cual se exigía el requisito de aceptar o no la siguiente autorización:

No obstante lo anterior, FACILPASS solicita nuevamente la autorización de tratamiento de estos datos personales, poniendo a disponibilidad de los clientes la presente Política para su debida consulta.

El tratamiento de datos personales tendrá las siguientes finalidades:

  1. Realizar las verificaciones necesarias que considere FACILPASS para acceder al servicio;
  2. Que el Titular reciba información sobre el estado, cambios y situaciones relevantes relacionadas con el servicio brindado por FACILPASS
  3. Mantener un canal de comunicación directo con FACILPASS para atención de las solicitudes del Titular;
  4. Compartir e intercambiar por cualquier medio los Datos Personales del Titular ante cualquier sociedad en la que FacilPass tenga participación accionaria directa o indirectamente, con sus proveedores de servicios, aliados comerciales, redes de distribución y personas que realicen la promoción de sus productos y servicios, incluidos call centers, domiciliados en Colombia o en el exterior, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras.

La presente Política empieza a regir en los términos de la Ley 1581 de 2012. La vigencia de las bases de datos aquí mencionadas y de los correspondientes datos personales se mantendrá de acuerdo con los términos contractuales o con los términos de ley sobre conservación de documentos.